Nói đến các loại hình nhập khẩu hàng hoá hiện nay chúng ta có khá nhiều các loại hình phù hợp với từng loại ngành hàng. Mặc dù vậy, hình thức vận chuyển và nhập khẩu bằng đường biển vẫn phổ biến nhất.Để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về loại hình này, Eurocert sẽ tổng hợp đầy đủ và chi tiết nhất về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển.
1. Đặt lịch tàu (booking tàu)
Đối với quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển thì bước đầu tiên trong quy trình cần thực hiện chính là booking tàu. Tuy vậy, trước khi có thể thực hiện được bước này, khách hàng cần phải tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Có một điều cần lưu ý đó là các hãng tàu sẽ thường hết chỗ trước đó 1 tuần, đặc biệt là khi rơi trúng vào giai đoạn mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking. Sau đó, họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.
Để lấy booking tàu, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:
Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.
Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát.
Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.
Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,…
2. Kiểm tra, xác nhận booking
Bước thứ 2 nằm trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là bước kiểm tra thông tin trên booking. Hãy kiểm tra các đầu thông tin về:
Cảng đi, cảng đến: khách hàng cần kiểm tra xem thông tin đã chính xác chưa vì đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả chuyến đi.
Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Một lưu ý là đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
Loại container, kích cỡ: container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Cần kiểm tra kỹ càng các thông tin trên, nếu có bất kỳ sai sót gì thì hãy yêu cầu bên cung cấp dịch vụ chỉnh sửa tới khi đạt đúng đủ thông tin của bạn.
3. Theo dõi tình trạng đóng hàng, thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam mà bạn đang sử dụng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện những công việc như thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác. Ở đây chính là bạn!
Các thông tin cần phải được cập nhật như:
Ảnh chụp container rỗng: việc kiểm tra này nhằm đảm bảo được container không có hư hại, hỏng hóc gì sẽ đảm bảo cho cả chuyến vận chuyển an toàn. Hơn nữa, vì trong các trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do khách hàng phải chi trả cho hãng tàu.
Lưu ý riêng đối với hàng đông lạnh thì chúng ta cần phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
4. Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Chứng từ là điều kiện không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển trước khi tiến hành nhập một lô hàng. Cụ thể là bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì. Sau đấy bạn hãy yêu cầu các bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn.
Lưu ý bạn cần kiểm tra thật kỹ các thông tin chứng từ đã khớp hay chưa, đúng đủ hay chưa vì chỉ phát sinh một lỗi nhỏ sẽ khiến cho lô hàng gặp rắc rối không hề nhỏ ở hải quan, các cơ quan chức năng khác.
5. Nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập bến tối thiểu 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận. Thông báo này nhằm thông báo thời cho khách hàng về gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin được thể hiện trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Sau đó, khách hàng sẽ tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
– Giấy giới thiệu.
– Bill gốc.
– Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
6. Các chứng nhận liên quan đến lô hàng cần được đăng ký
Khách hàng cần lưu ý khi tuỳ thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp sẽ phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan. Nếu doanh nghiệp không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng. Thì lô hàng sẽ không được thông quan. Điều này gây ra những khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.
7. Khai báo hải quan hàng nhập
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
– Hợp đồng (contract).
– Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
– Phiếu đóng gói (packing list).
– Vận đơn (bill of lading).
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
– Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
– Các chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng, bạn cần có đầy đủ các giấy tờ sau:
Sales contract.
Commercial invoice.
Packing list.
Bill of lading.
C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, bạn cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
8. Mở và thông quan tờ khai
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là mở và thông quan tờ khai. Đầu tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, bạn có thể tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
– Giấy giới thiệu.
– Tờ khai phân luồng.
– Invoice.
– Packing list.
– Bill of lading.
– Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
9. Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
10. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
11. Rút hàng, trả xe rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.
12. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Một lưu ý đó là mọi hồ sơ chứng từ về vận chuyển, nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển chúng ta cần lưu trữ lại để phòng trường hợp phát sinh các vẫn đề sau này.
Các chứng từ quan trọng mà chúng ta cần lưu giữ bao gồm:
– Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
– Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
– Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
– Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
– Sổ sách, chứng từ kế toán.
Trên đây là bài viết được tổng hợp với 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích được cho khách hàng đang cần tham khảo. Để thuận tiện hơn trong quá trình nhập container, nhập khẩu bằng đường biển thì quý khách hàng có thể lựa chọn tin tưởng Eurocert. Với kinh nghiệm trên 10 năm hoạt động trong lĩnh vực logistic, chúng tôi tự tin sẽ hỗ trợ tốt nhất cho các khách hàng.
